Setor público · 8 min de leitura

Conciliação físico-contábil: o que é, como fazer e por que o TCE cobra

Publicado em 12 de agosto de 2026

A relação de bens não prova nada sozinha. O que o controle interno pede é o confronto: o que está na sala contra o que está no razão — e a diferença explicada em reais.

Todo órgão tem uma relação de bens. Quase nenhum consegue responder, de imediato, à pergunta que o controle interno faz: por que o saldo contábil do imobilizado não bate com o levantamento físico? A conciliação físico-contábil existe para responder isso — e é ela, não a lista, que fecha o exercício.

O que é conciliação físico-contábil

É o confronto entre duas fontes que deveriam dizer a mesma coisa e quase nunca dizem:

• O inventário físico — o que a comissão encontrou percorrendo os locais.
• O saldo contábil — o valor registrado no imobilizado, já depreciado, na competência de fechamento.

O produto do confronto não é uma lista: é a divergência, em reais e em percentual do saldo, com a relação nominal do que a compõe.

Os quatro resultados possíveis

Toda conciliação bem feita classifica cada item em um destes grupos:

• Localizado — encontrado onde deveria. Nada a fazer.
• Divergente — encontrado em outro local ou com outro responsável. Gera movimentação, não baixa.
• Não localizado — não apareceu. É o grupo que interessa, e o que precisa vir primeiro no relatório.
• Sobra física — encontrado sem registro correspondente. Costuma ser bem recebido por doação, transferência entre unidades ou compra não tombada.

Relatório que só devolve "conferidos e não conferidos" não serve: a comissão precisa saber o que investigar, e investigar sobra física é diferente de investigar sumiço.

Como apurar a divergência em reais

Some o valor contábil — não o de aquisição — dos bens não localizados na competência do fechamento. O valor de aquisição infla a divergência: um computador comprado por R$ 6.400 em 2020 não representa R$ 6.400 de perda hoje.

Divida esse total pelo saldo contábil do imobilizado e você tem a divergência percentual, que é o número que o Tribunal compara entre exercícios. Uma divergência que cai ano a ano conta uma história melhor do que uma divergência pequena e estável de origem desconhecida.

O que fazer com o que não foi localizado

Não localizado não é sinônimo de perdido. A ordem que costuma resolver a maior parte:

• Reconferir o local — boa parte aparece na segunda passada, atrás de outro bem ou em sala vizinha.
• Consultar movimentações — foi emprestado, foi para manutenção externa, mudou de setor sem registro.
• Verificar cadastro duplicado — o mesmo bem tombado duas vezes aparece uma vez só na contagem.
• Só então, abrir apuração e, se for o caso, providenciar a baixa com o devido processo.

Baixar bem não localizado sem apuração é o caminho mais rápido para uma ressalva. A baixa é a consequência de um processo, não o atalho para zerar a divergência.

Bem com cadastro incompleto não pode sumir da conta

Item sem valor de aquisição, sem data ou sem categoria não entra no cálculo de depreciação — e some silenciosamente da conciliação, fazendo o número parecer melhor do que é. Uma conciliação honesta traz esses bens numa lista à parte, dizendo o que falta em cada um. É pendência de cadastro, e ela precisa aparecer.

Com que frequência

O inventário geral é anual. Mas conciliar só uma vez por ano transforma doze meses de movimentação em um mutirão de dezembro. Órgãos que sofrem menos fazem conferência por unidade ao longo do ano — uma secretaria por mês, por exemplo — e chegam no fechamento com o grosso resolvido.

O que a conciliação não resolve

Vale dizer com todas as letras, porque é onde muita expectativa se quebra:

• Ela não faz o de-para com o PCASP. A vida útil costuma estar amarrada às categorias do sistema de patrimônio, não às contas do plano de contas aplicado ao setor público. Quem precisa do relatório por conta contábil ainda faz esse cruzamento fora.
• Ela não cobre bens imóveis na maioria dos sistemas de bens móveis. Imóvel tem matrícula, área e benfeitorias, e a edificação deprecia enquanto o terreno não.
• Ela não substitui o processo de apuração de responsabilidade. Aponta o quê; quem e por quê é trabalho de comissão.

O relatório que se assina

Uma conciliação que serve para instruir processo traz, no mínimo: a competência, o saldo contábil de referência, a divergência em reais e em percentual, a relação nominal por grupo — com tombamento, descrição, local, valor de aquisição e valor contábil —, e as pendências de cadastro. Sem a relação nominal, o número fica solto e ninguém consegue investigar.

Perguntas frequentes

Qual a diferença entre inventário e conciliação físico-contábil?
O inventário é a conferência física: alguém vai até o local e confirma que o bem está lá. A conciliação é o passo seguinte — confronta o resultado dessa conferência com o saldo registrado na contabilidade e apura a diferença em reais. Um inventário sem conciliação não responde à pergunta do controle interno.

A conciliação usa o valor de aquisição ou o valor contábil?
O valor contábil na competência do fechamento, isto é, o valor de aquisição menos a depreciação acumulada. Usar o valor de aquisição infla a divergência e distorce a comparação entre exercícios.

Bem não localizado deve ser baixado na hora?
Não. A baixa é consequência de apuração, não atalho para zerar divergência. Antes disso vem reconferir o local, checar movimentações e descartar cadastro duplicado. Baixar sem processo é caminho conhecido para ressalva.

Qual a base legal da conciliação físico-contábil?
A Lei nº 4.320/1964. O art. 94 exige registros analíticos dos bens permanentes com os responsáveis pela guarda, o art. 95 exige registros sintéticos na contabilidade, e o art. 96 determina que o levantamento geral tenha por base tanto o inventário analítico quanto a escrituração sintética.