Setor público · 7 min de leitura

Inventário anual: o que o Tribunal de Contas cobra do setor de patrimônio

Publicado em 12 de agosto de 2026

O problema raramente é não ter feito o inventário. É não conseguir provar que fez, com o documento que o Tribunal reconhece.

Todo fim de exercício a mesma cena: o setor de patrimônio percorreu os prédios, preencheu planilhas, e mesmo assim a prestação de contas volta com pedido de esclarecimento. Não é falta de trabalho — é que o trabalho não virou o documento certo.

O que a lei manda ter

A Lei nº 4.320/1964 é curta e direta nos artigos que interessam:

• Art. 94 — registros analíticos de todos os bens de caráter permanente, com os elementos que caracterizam cada um e os agentes responsáveis pela guarda.
• Art. 95 — registros sintéticos na contabilidade.
• Art. 96 — o levantamento geral tem por base o inventário analítico de cada unidade administrativa e os elementos da escrituração sintética.

Repare no art. 94: responsável pela guarda não é detalhe burocrático, é exigência legal. Bem sem responsável designado é achado fácil.

Os quatro documentos do fechamento

Na prática, é isto que precisa existir e estar assinado:

• Inventário analítico por unidade — a relação, unidade por unidade, com tombamento, descrição, local, responsável e valor.
• Conciliação físico-contábil — o confronto com o saldo contábil e a divergência apurada em reais.
• Termo de conclusão do inventário — o documento que encerra os trabalhos, com a comissão nomeada e as assinaturas.
• Relação nominal dos não localizados — anexa ao termo. Sem ela o número fica solto e não há como investigar.

A comissão precisa existir de verdade

Comissão nomeada por portaria, com presidente e membros identificados, e que efetivamente assine. Termo assinado só pelo chefe do setor de patrimônio costuma ser questionado, porque a lógica da comissão é justamente não ser o próprio guardião do bem quem atesta a existência dele.

As ressalvas mais comuns, e o que as evita

• Bem sem responsável designado. Contraria o art. 94. Evita-se atribuindo responsável a cada bem no cadastro, e emitindo termo de responsabilidade assinado.
• Divergência sem explicação. Evita-se apresentando a relação nominal e o que foi feito com cada item — reconferência, movimentação encontrada, apuração aberta.
• Baixa sem processo. Bem que desapareceu do relatório de um ano para o outro sem termo de baixa e sem justificativa é achado quase certo.
• Depreciação não registrada ou com critério trocado no meio. A vida útil pode mudar por reavaliação fundamentada, não por ajuste de planilha.
• Inventário sem data de corte. Se compras continuam entrando durante a contagem, o levantamento nunca fecha com a contabilidade.

O calendário que funciona

Órgãos que sofrem menos não fazem tudo em dezembro:

• Ao longo do ano — conferência por unidade, uma por mês, corrigindo cadastro e responsável enquanto o volume é pequeno.
• Outubro — nomeação da comissão e definição da data de corte.
• Novembro — levantamento geral, já com a maior parte do cadastro saneada.
• Dezembro — conciliação, tratamento das divergências e termo de conclusão.

O mutirão de dezembro falha porque tenta fazer saneamento de cadastro e contagem ao mesmo tempo. São dois trabalhos diferentes.

Duas coisas que o sistema não resolve por você

Sistema de patrimônio gera os documentos e faz as contas. Ele não substitui:

• a nomeação formal da comissão e a assinatura dos responsáveis;
• o de-para com o PCASP, quando o Tribunal pede o relatório por conta contábil — a vida útil costuma estar amarrada às categorias do sistema, não às contas do plano, e esse cruzamento ainda é feito fora.

Saber onde a ferramenta termina evita descobrir isso na véspera da entrega.

Perguntas frequentes

Qual a base legal do inventário anual no setor público?
A Lei nº 4.320/1964, nos artigos 94 a 96: registros analíticos de todos os bens permanentes com os responsáveis pela guarda, registros sintéticos na contabilidade, e levantamento geral tendo por base tanto o inventário analítico quanto a escrituração sintética.

Quem deve assinar o termo de conclusão do inventário?
A comissão nomeada por portaria — presidente e membros. Termo assinado apenas pelo chefe do setor de patrimônio costuma ser questionado, porque a lógica da comissão é que não seja o próprio guardião do bem quem atesta a existência dele.

O que mais gera ressalva em inventário patrimonial?
Apresentar a divergência sem a relação nominal dos bens que a compõem, bem sem responsável designado, e baixa efetuada sem processo. Os três são evitáveis com cadastro e documentação, não com mais contagem.

Quando começar a preparar o inventário do exercício?
A conferência por unidade ao longo do ano é o que evita o mutirão de dezembro. Um calendário que funciona: saneamento contínuo, comissão nomeada em outubro, levantamento em novembro, conciliação e termo em dezembro.